Wanbetalers en louche leveranciers: slimme tips van jurist Josine

Wat moet je doen wanneer een klant niet betaalt? En hoe zorg je ervoor dat die toffe samenwerking met een andere ondernemer ook juridisch gezien staat als een huis? Als je een eigen bedrijf hebt, kun je af en toe niet om juridische issues heen. Daarom leggen we de drie meest gestelde juridische vragen waar ondernemers mee worstelen voor aan onze favoriete jurist: Josine van der Brug van TACT Legal & Privacy. “Bijna alle problemen kunnen voorkomen worden door goede afstemming en communicatie vooraf.”

1. Wat doe je als een klant niet betaalt?

“In het grootste deel van de gevallen is je factuur in een spam mailbox terecht gekomen, is iemand het simpelweg vergeten of worden alle facturen maar één keer per maand afgehandeld. Ga daarom niet meteen een boze mail of een aanmaning sturen: dat kan juist averechts werken. Het is wel slim om een maand na de factuurdatum een herinnering te sturen. Dat kun je in veel gevallen automatiseren in je boekhoudprogramma. Als je particuliere klanten hebt, is dit zelfs verplicht. Bij b2b niet.

Wordt de factuur nog steeds niet betaald? Dan stuur je een ingebrekestelling of aanmaning. Hierin stel je een redelijke termijn waarbinnen betaald moet worden. Hoe lang dat is, hangt van de omstandigheden af, maar meestal is dit vijf werkdagen. Je bent verplicht om dit te doen voordat je een procedure op kan starten. Andere dingen die je kunt doen:

• Je belt zelf even om te kijken wat er aan de hand is. Misschien is het toch een misverstand? Zelf bel ik ook regelmatig namens klanten en dat werkt vaak erg goed. De situatie wordt opgehelderd en mensen schrikken ervan als ze ineens een jurist aan de lijn hebben.
• Je laat iemand de ingebrekestelling aan de deur bezorgen. Een deurwaarder doet zoiets meestal voor ongeveer €125. Een formeel persoon aan de deur schrikt vaak af en vervolgens wordt er alsnog betaald.
• Je kan een juridische procedure opstarten bij de rechter. Hierbij moet je jezelf goed afvragen of dit je tijd en energie waard is. Bovendien hangt het van de hoogte van het factuurbedrag af. Of je dat bedrag de moeite waard vindt om voor te gaan procederen, verschilt van mens tot mens. Soms wordt het ook een principekwestie. Dat mag, maar ga er dan wel vanuit dat je er financieel op achteruit gaat.
• Tricky: wanneer een klant zegt ontevreden te zijn. In de meeste gevallen hebben ze dan het geld niet en daarom zeggen ze ontevreden te zijn over het geleverde product of de dienst. In zo’n geval is het altijd fijn om even te sparren met een jurist en samen te kijken wat de beste stappen zijn om te nemen.

Zelf zie ik vaak bij mijn eigen klanten hoe goed het ze doet om te weten waar ze staan. We bespreken een gesprek met een klant bijvoorbeeld goed voor waardoor ze duidelijk weten wat hun rechten zijn en wat ze willen. Dat straal je dan uit tijdens het gesprek waardoor de klant ziet dat er geen ruimte voor onderhandeling meer is. Elke strijd kost je natuurlijk tijd, geld en energie. Maar soms leggen ondernemers zich er wat mij betreft te snel bij neer.”

2. Samenwerkingen: hoe regel je dit goed?

“Ik zie het heel veel om me heen: twee ondernemers hebben een goede klik en willen samen iets gaan doen. Dit kan van alles zijn: een evenement waarop ze allebei een workshop geven of samen een compleet nieuw product ontwikkelen bijvoorbeeld. Over de samenwerking zelf wordt vaak niets op papier gezet, want: ‘dat hebben we niet nodig, we vertrouwen elkaar’. Maar ik vind het júist getuigen van respect naar elkaar als je dit wel doet. Door goede afspraken te maken, eer je juist jullie relatie.

Hoe je dit vervolgens doet? Jullie maken een samenwerkingsovereenkomst waarin je beschrijft hoe jullie aankijken tegen de samenwerking en tegen mogelijke situaties die zich kunnen voordoen, de worst case scenario’s. Alhoewel het slim is om hier een jurist bij te halen, is dat geen vereiste. Het is belangrijker dat je met elkaar afspraken maakt. Dat is ook bindend namelijk. Jullie band is nu nog helemaal goed, dus dit is het perfecte moment om verschillende scenario’s langs te lopen. Wat gebeurt er bijvoorbeeld met de auteursrechten van jullie producten wanneer de samenwerking stopt? Wat doen jullie met de inkomsten wanneer de één meer verkoopt dan de ander op het event waarin jullie allebei evenveel hebben geïnvesteerd? Wanneer dit allemaal duidelijk op papier staat, bestaan er geen verschillende ideeën over dezelfde situatie en kan achteraf niemand meer zeggen dat eigenlijk iets anders bedoeld was. Nog een tip: laat een buitenstander de samenwerkingsovereenkomst lezen. Als die alles ook duidelijk vindt en niet op verschillende manieren kan interpreteren, dan staat het duidelijk op papier.

3. Hoe ga je om met leveranciersproblemen?

“Dit ligt eigenlijk ook in het verlengde van wat we hiervoor hebben besproken. In feite heb je met leveranciers ook samenwerkingen. Zorg hier dus ook voor duidelijke afspraken die voor alle partijen helder zijn. Wat verwacht je van elkaar? Trek vervolgens op tijd aan de bel wanneer er problemen lijken te ontstaan. Blijf niet te lang doormodderen en betalen, want als een situatie eenmaal escaleert, is het moeilijk om grip te blijven houden. Spreek je telefonisch iets af? Bevestig die afspraak dan even per mail en koppel hier een verzend- en leesbevestiging aan. Zo heb je alles op schrift wat je eventueel kunt gebruiken als bewijs.

Kun je een leverancier of partner zelf niet betalen? Wees hier dan meteen open en eerlijk over. Wees proactief en ga zelf in gesprek over een oplossing voordat de betalingstermijn is verstreken. Ook nu geldt dat de situatie juist gaat escaleren als je je kop in het zand steekt. Dan zie je vaak dat een leverancier niet meer redelijk kan blijven en kom je al helemaal in de problemen.”